REDISEÑANDO ORGANIZACIONES

Hemos observado los trabajos de asesoría que se siguen en algunos municipios de Colombia, y también algunos trabajos de grado de universidades ecuatorianas y peruanas y con el debido existen inconsistencias en el manejo de los procesos; divergencias no solo en lo conceptual sino a nivel táctico y operativo. En lo estratégico, parece que esta bien; porque a este nivel cuando se van a traficar los procesos, su naturaleza general y global, hace desvanecer las improvisaciones conceptuales, entonces dibuja cualquier gráfico o muñeco, como vulgarmente están siendo llamados a los gráficos de organizaciones y empresas ; y en verdad, que logran un bajo nivel porque son verdaderos dibujos grotescos.  Hagamos un ejercicio: pidamos en cualquier buscador de Internet un gráfico de procesos y vera como esas imágenes son de todo tipo con muñecos y dibujos, que seguro los diseñadores han gozado con ellos y los directivos, hasta se sentirán orgullosos por ello, sobre todo porque saben cuanto han pagado por ellos, que es lo mas grave del asunto.
Pero retornemos a nuestro propósito que es el decir que existe un orden conceptual y que armoniza con los gráficos, si los asesores y consultores del tema han tenido formación y maduración profesional en el tema y saben seleccionar las herramientas adecuadas, dentro de las posiciones teóricas que han escogido sobre el mismo asunto de los procesos. Y que con la expansión de Lean Management, son ya abundantes. Nuestro contacto directo, con trabajos similares ya nos había advertido de la importancia del determinación teórica cuando el tema se introducía en las reformas administrativas de las organizaciones publicas en Colombia y al principio de este siglo cuando en el municipio de Medellín y en las Empresas Publicas de Medellín, que ya venía en caminada en un severo camino de desarrollo organizacional, desde años atrás.En las dos experiencias desde el BPM; que en los dos casos se tenía como objetivo básico, el aumento del rendimiento y el mejoramiento del servicio , con la ayuda de ARIS; con resultados sorprendentes y a veces inconfesables; cuando se entramaban los procesos. Por ello, para quienes apenas llegan a este tema y poco han podido sacarle punta a sus lápices para pintar los procesos de manera manual y luego hacer los análisis de depuración, y optimización de los procesos! Les debemos unos consejos para afrontar la tarea de la revisión y mejoramiento de los procesos, que es el pedido más solicitado por los gobernantes y directivos cuando quieren impulsar sus organizaciones al desarrollo de un programa de gobierno y cumplimiento de sus metas , como también a las reestructuraciones para la adecuación de ellas a sus objetivos programáticos.

Hacemos la salvedad que para ello no tomamos el sendero que se aconseja en instituciones del Estado cuyos manuales están obsoletos y que se alejan más de la realidad en la medida que crece el uso de las TIC ( y esos manuales siguen iguales ;ya en otra ocasión volveremos sobre ellos) y mientras se da la transformación digital en el mundo real y ellos continúan en su mundo burocratizado y opaco. 
Entremos entonces a sintetizar, que si queremos colaborar y asesorar en las labores de implantación, de revisión y de optimización de los procesos en una organización pública, debemos: 
1- Determinar con suficiente responsabilidad y seriedad la tarea donde este involucrado los altos directivos; porque se requiere de una acompañamiento de ellos, los empleados, los proveedores y los clientes y usuarios y tener claridad en que el trabajo es colectivo, en conjunto y con responsabilidades compartidas y compromisos de involucramiento.
2- Levantar un diagnostico organizacional y determinar la metodología del enfoque de procesos; usando uno determinado. Aquí, se debe tener cuidado con la selección de un enfoque o teoría general y no particular; ya que existen muchos consultores y asesores que tienen su propia metodología registrada ( modificada en algún punto de la teoría general)
3- Definir  una herramientas tecnológica o plataforma( software) es básico; no solo para el análisis sino para la simulación de situaciones y optimización de los procesos. Se acabo el lápiz y el sacapuntas!.
4- Definir, revisar y desplegar los procesos; valorando siempre con el foco en el cliente.
5- Definir indicadores de eficacia, eficiencia y productividad( rendimiento) 
6- Hacer un plan de formación y formación para el cambio. 
7- determinar los niveles de acompañamiento y de intervención en ese inevitable cambio que se den de dar en la organización.
Una colaboración con seriedad y responsabilidad exige que se llegue hasta el punto siete, hasta ver la asistencia a la implantación y adecuación  de toda la intervención; evitando esa complicidad con los gobernantes y directivos que solo buscan en este tipo de trabajos una excusa para modificar las plantillas de personal o acomodar sus interés a ciertos cargos y salarios. Esto no es imposibles; hay que plantearlo desde los inicios de la contratación y hace parte de la posición ética de los asesores y consultores.  

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