PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Y PLANEACIÓN SITUACIONAL

Hablar de planeación institucional, situacional y de planeación estratégica no permite una distinción clara entre ellas. Se basan en la simulación del futuro en distintos plazos, con un aprendizaje sobre los errores y aciertos del pasado. Se trata de un apoyo logístico a la toma de decisiones.

El concepto moderno de planificación exige que su objeto le permita representar la compleja realidad que rodea al actor que planifica, quien tiene que hacer un cálculo permanente de múltiples factores y recursos escasos que lo afecta, entre esos factores escasos está el económico. De allí viene el concepto de “situación” .

Surgen dos problemas: el de poder político y el de eficacia económica; por lo tanto llega el momento en que el planificador debe proponer una toma de decisión entre lo que tiene alta eficacia política, pero muy baja eficacia económica o viceversa. Esta decisión no tiene apoyo teórico que lo substancie o lo explique.

Por eso se dice que el director de una institución debe poseer inevitablemente una dosis de arte, de intuición y de experiencia, asistido por quien planifica situaciones. El concepto de situación permite tratar en su propia especificidad los problemas y relacionarlos unos con otros. Esto necesariamente conlleva el efectuar consideraciones sobre la planificación estratégica. Se han hecho unos supuestos que explican el concepto del plan de estrategia.

1. Planifica quien gobierna, quien tiene capacidad de decidir y la responsabilidad de conducir teniendo en cuenta el cálculo situacional, considerando simultáneamente recursos escasos.

2. La Planificación se refiere al presente, no se refiere a un diseño sobre el futuro, porque todo lo que se hace para explorar el futuro no tiene ninguna importancia si no orienta la acción de hoy. La decisión que se tome no es racional si no trasciende el presente, porque lo que ocurre después es lo que da eficacia a la decisión. Hay que estimular los posibles cambios que ocurren.

3. La Planificación exige un cálculo situacional que está afectado por múltiples recursos escasos que cruzan muchas dimensiones de la realidad porque se enfrentan problemas en el desarrollo histórico del sistema planificado, en este caso la Universidad.

4. La Planificación es inseparable de la Administración. El administrador de una institución no debe simplemente ejecutar u operar; debe planificar bajo restricciones más severas que una planificación libre y direccional. Al final, el objeto del plan es lo que se hace y se propone hacer en cada una de las unidades operacionales que componen la entidad o institución. La planificación es una forma de organización para la acción. Este es un punto crucial que diferencia la planificación tradicional de la estrategia. El plan situacional se basa en ideas y recomendaciones pero se concreta en operaciones.

Todas las operaciones que conforman el plan constituyen una forma de organización global, una distribución de funciones y de responsabilidades de coordinación y un ordenamiento de la asignación de recursos.

5. La Planificación situacional es necesariamente política porque las restricciones de poder no se pueden desconocer. Las cuestiones políticas son variables importantes que deben ser sistematizadas en cuanto sea posible. La Planificación política permite una buena interacción entre la eficacia política y eficacia económica.

6. La Planificación nunca se refiere a adivinar el futuro: trabaja considerando la incertidumbre de posibles “variantes” que escapan a la voluntad y poder. La planeación estratégica trabaja con escenarios de cálculo del plan que se conforma por una determinada articulación de opciones y variantes.

7. El plan es modular: está compuesto por unidades que pueden agregarse, dimensionarse y combinarse de distinta manera, según los objetivos propuestos, la situación inicial y la estrategia elaborada.

8. Cada módulo o cada operación puede dimensionarse y diseñarse de acuerdo con las variantes previsibles a fin de usar más o menos recursos que lo permitan. Se pueden formular planes para un escenario central, uno restringido y otro holgado. Cuando más tarde la realidad se pronuncie por algunos de dichos escenarios, el plan modular por operaciones podrá expandirse o comprimirse.

9. La idea central de la planificación estratégica consiste en considerar que además de nosotros, hay otros actores en la realidad que también planifican con objetivos distintos a los nuestros. En la planificación situacional es imprescindible contar tanto con la ayuda de posibles aliados en la concertación de objetivos mediatos e inmediatos. Hay que contar con la resistencia activa y creativa de oponentes. Si el actor que planifica coexiste en la realidad con otros planificadores, el proceso de explicar la realidad se complica y el plan exige el momento estratégico.

10. La Planificación no manda sobre el tiempo ni se deja ridiculizar por él. El tiempo del plan se mueve desde el presente hacia el pasado y el futuro. El tiempo es una variable crítica de optimización. Los espacios de tiempo en la planificación son interdependientes. Hay planes de mantenimiento que pueden comprender plazos muy cortos; se basa en una acción diaria o semanal de la situación. Lo que se hace se valida o invalida según lo que ocurra en el futuro.

Hay que simular el futuro para aprender sobre la racionalidad presente de nuestras decisiones. La planeación situacional opera en cuanto instancias temporales articuladas y formalizadas a través de: Una planificación de la coyuntura en el día a día, la planificación anual operativa que propone una referencia direccional para la planificación en la coyuntura y que a su vez requiere referencias direccionales más distintas en el tiempo; la planificación para un período de gobierno, marca las trayectorias y objetivos que servirán de guía para la planificación anual y en la coyuntura; la planificación a largo y muy largo plazo que anticipa el futuro deseado; esta planificación sirve de faro a la planificación de mediano plazo.

En la Planificación estratégica el tratamiento del tiempo debe ser distinto y más flexible. Algunas acciones se pueden cumplir a fecha fija cuando los recursos son asignados suficiente y oportunamente.

Cuando el sistema que se planifica está sujeto a variables exógenas incontrolables no sólo no pueden cumplir con la fecha fija sino que a lo mejor ni siquiera cumplen acción alguna. En este caso el tiempo es un recurso escaso. Lo único que debe hacerse es intentar lograr el objetivo en el menor tiempo posible.
Era el propósito de este escrito llamar la atención acerca de las posibilidades que proporciona la teoría administrativa y las ventajas que se obtienen de su aplicación.

Dado que la Administración es universal debe aplicarse en todas las instituciones, sea cual sea su naturaleza. La Universidad es una institución de servicio público y debe ser administrada de manera dinámica y eficiente.

En la teoría administrativa se definen las funciones de la organización: La primera de ellas es la Planeación. Ella fundamenta la toma de decisiones anticipadas del futuro, según la función social asignada a la institución, su actitud e impacto en el medio. Por eso el proceso de planeamiento en la estructura universitaria conforma un sistema en el cual se conjugan la identificación, las condiciones internas y externas al sistema. Ello permitirá a los actores principales definir las políticas, propósitos y metas institucionales; para esta fase la institución –Universidad– debe disponer de un Consejo de Planeación que lidere la configuración y viabilidad de objetivos y políticas tanto al interior de la Universidad como las que vienen del entorno sociopolítico, económico, cultural y tecnológico. Debe cristalizar su dinámica a través de acciones y programas de mejoramiento de lo docente, lo investigativo y la extensión; todo ello se aglutina y ejecuta bajo la coordinación de la Oficina de Planeación que es el motor del desarrollo institucional por la ejecución de una Planeación integral estratégica, operativa, asignativa, innovativa, interactiva, participativa y prospectiva.

La Oficina de Planeación debe conformar para su funcionamiento un órgano técnico de planeación que ejerza cuatro funciones básicas: de información, coordinación, de exploración y diseño. Así mismo, debe entender que la integración y desarrollo de estas funciones básicas facilitan la eficiencia y eficacia del sistema formal de planeación.

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(Tomado de:

Raúl Scarpetta G.
Efrén Barrera Restrepo
Mariano Ramírez C.
Juan Rafael Latorre C.

Tecnología Administrativa Vol. V No.11. Abril de 1986. Medellín. Colombia.

Por:
Efrén Barrera Restrepo, Ph.D.
Gerencia Pública & Marketing