Un mapa de procesos muestra de manera sintética lo que se hace dentro de una organización.Es una manera de dibujar o de representar los procesos que se llevan a cabo dentro de la organización (sea esta una universidad o una empresa, por ejemplo) donde se destacan la serie de actividades para cumplir los objetivos y propósitos de la organización de manera resumida en los procesos, y se pueden mostrar sus relaciones y  la importancia de ellos.

Sobre   los mapas de procesos no hay reglas o normas rígidas para representar los procesos, antes bien existe una flexibilidad absoluta, que a veces para algunos se permiten llegar a figuras o gráficas extravagantes o  más bien, extrañas;  porque la mayoría de las veces pueden dar una imagen equivocada de la organización.

 

Lo más normal  y aceptado son las clásicas gráficas que acompañan los modelos  como el de la Universidad del Valle o la Universidad Nacional dentro de nuestro contexto, Colombia, por ejemplo. Y esto se hace más evidente cuando sabemos que todas las organizaciones del Estado colombiano por norma han tenido que responder  al  sistema de calidad en la gestión pública NTCGP-1000; y que ello puede inducirlas  al fenómeno del isomorfismo institucional, que en este caso se denomina Normativo,lo que seria muy natural.

Pero a veces por motivos externos a las mismas organizaciones generalmente originadas en intereses opacos y con el propósito de ganar aceptación social( o política) se da el isomorfismo institucional coercitivo y entonces aparecen las situaciones  forzadas y en apariencia similares, cuando no copiadas;sin que con ellos sean mas eficientes o eficaces, pues se trata simplemente de un mapa de procesos.

Más interesante para los técnicos  y expertos en el análisis de las organizaciones son los Diagramas de flujo y fichas de los procesos. Si el mapa de procesos es una fotografía (con sus poses y maquillajes, en sentido figurado), el diagrama de flujo es una radiografía del proceso y la ficha, su  lectura. Y para estos dos instrumentos si existen normas o convenciones, ya que sobre ellas se levantan los programas de los sistemas  de los puestos de trabajo y del flujo de la información, que es materia prima de las organizaciones sobretodo en aquellas netamente «administrativas» como las estatales y las universidades.

Lo anterior es como dijimos lo más formal, lo más usado, lo común; pero algunos consultores, innovan o tratan de ser diferentes a los demás y crean  algún detalle; mas  no por ello se agrega valor, sino que antes bien a veces se puede crear confusión. Y otras veces le añaden a los procesos calificativos, como los  de  orgánicos, que dentro de la teoría misma de los sistemas, no tienen cabida, puesto que lo orgánico, que es precisamente de lo que se quiere  escapar, para dejar de ser funcional. Pero al final nada pasa con estas consultorías, que terminan como en el chiste aquel, que dice que un consultor es una persona que le da la hora, mirando  nuestro reloj puesto.

Por:

Efrén Barrera Restrepo, Ph.D.

Gerencia Pública & Marketing