Desde el exterior de la administración municipal de Medellín y de la Departamental también,  se ven con pesadumbre los pocos frutos y resultados alcanzados por estas dos organizaciones públicas para lograr un nivel aceptable de gobierno electrónico. Son ya, más de una década  de haberse trazado  los planes y dibujado  las arquitecturas que se consideraban necesarias para la administración electrónica. Y eso que no contamos sino desde el inicio del presente siglo (con la aparición de la movilidad) para acá; dejando atrás otros intentos fallidos con esquemas trazados y hasta instalaciones pomposas de programas de enlace electrónico de los sistemas municipales de recaudos del Departamento en el año 1987, con el famoso plan SIAM y otros especializados, como el de nómina y personal, denominado Opera.

Han pasado varias reestructuraciones  organizacionales en los ámbitos local y seccional y el trato de la tecnología sigue siendo el mismo: si bien ya se ve que es importante, lo siguen enumerando en una escala descendente; cuando hoy en las organizaciones públicas y privadas, el manejo de las TIC es el punto clave y de arranque  para dibujar una nueva estructura organizativa y poder expresar  conscientemente  y sin riesgo a mentir, que se está implantando una verdadera transformación y no un remedo de reingeniería incompleta; el resto es todo  fantasía y en el mejor de los casos una muestra del desconocimiento de las nuevas técnicas y metodologías para las reestructuraciones  administrativas, cuando se está en pleno auge y desarrollo de las TIC, que ya han entrado en lo intimo de los hogares y de las personas.

 Hoy con el dominio de la tecnología en la era de  la economía del conocimiento y la información  disponible sobre procesos y métodos de calidad, es inadmisible que se siga reestructurando  las organizaciones públicas con manuales oficiales anticuados elaborados  para cuando se trabajaba por funciones  y se hablaba de cargos dentro de los ritos de la administración burocrática.Y por ello es lógico observar y constatar cómo hay trabajos de reestructuración de las administraciones públicas con base en la repetición  mecánica de los errores en los procedimientos y tramites simplemente porque no se usan los instrumentos y herramientas modernas de la gestión y de las TIC, sino que de nuevo se incurre en la “trampa intelectual “de repasar y dibujar  con lápiz, borrador y sacapuntas, los procesos declarados  ayer al consejo del  montaje de la gestión de la calidad,  y ya  “depurados los procesos”, se dice que los softwares o aplicaciones vienen después cuando se adquieran. Esta es una manera muy ingenua y artesanal de emprender una reestructuración seria y responsable.

Si en algo se distinguen las nuevas estructuras administrativas públicas y privadas, es por el enfoque en el usuario, en la gente que usa los servicios. No utilizamos la palabra cliente, para no despertar reclamos innecesarios. Pero llámese  como quiera, a quien va dirigido el servicio; a quien le debemos nuestra existencia de ser administrador o funcionario, es la persona que recibe(e interviene)en  la  prestación del servicio: el contribuyente, que paga los impuestos; el estudiante que recibe el servicio público en la universidad; el paciente, usuario de las clínicas y hospitales, etc.  Como se están dando las reestructuraciones es un trabajo hacia adentro; cuando los usuarios están afuera. No se investiga, ni se escucha la voz del cliente ( usuario), siendo este el primer punto débil de los estudios.

 De otra parte, hay que anotar que se habla más de lo que se hace en realidad. Usualmente en la literatura de las propuestas metodológicas de las reestructuraciones se usan palabras como integral , valor agregado,  holística, compartido, sistémico y otras que no dejan de ser sino hueras, porque ni se usan esos contenidos en la reestructuración , ni se practican, porque siempre aparecen las mismas unidades administrativas; algunas con nombres nuevos pero haciendo en la misma forma las tareas que en el estadio anterior y cada una trabajando en “forma de silo” y en forma  totalmente jerarquizada( como en el caso de las vice alcaldías de Medellín) que no hacen sino producir ” parálisis por desconocimiento” o “ateroesclerosis de tramites” que se forman en algunas oficinas cuando fluyen los procedimientos. Pero eso sí, no aparecen ni las transversalidades, los trabajos de equipos, los proyectos,  las redes(aún más escasas), ni siquiera los procesos comunes de negocio; que para información de los académicos son  técnicas organizativas usadas en la empresa privada que se  trasladan, se copian o se adaptan a las organizaciones públicas, incluidas las universidades. Este es el segundo punto débil que hemos observado.

Y para dejar asentada nuestra posición que nos animó a hacer estas consideraciones, volvemos al inicio y anotamos como tercer punto débil, en las reestructuraciones organizacionales la forma como clasifican los proceso referentes al uso de las TIC (“la tecnología”) dentro de la organización, como un aparte y en igual posición de los financieros, los contables, de personal, de materiales y otros, e inclusive los pintan  en los mapas de procesos como de apoyo  o de “arriero” en la cadena; cuando son el “alma “ de todos los otros.

 En conclusión, hoy si queremos que las organizaciones públicas de verdad sean transformadas, debemos realizar  el trabajo de reestructuración alrededor de las TIC; que sean estas la piedra angular de la transformación, desapareciendo la clásica oficina de sistemas y así si se podrá avanzar en la administración electrónica.

Por:

Efrén Barrera Restrepo, Ph.D.

Gerencia Pública & Marketing