GESTIÓN DE PROCESOS Y CONTROL DE GESTIÓN


Las interrelaciones de la cibernética, la teoría de sistemas y el análisis de sistemas han desembocado en la llamada Gestión de  procesos de negocio ( Business Process Management); y el desarrollo de las TIC la han colocado como puente necesario para la transformación Digital.
La gestión de procesos de negocio (usamos BPN, pues así se conoce más) se ha propagado en todo tipo de organizaciones que ven en ella un método útil de ordenamiento de sus operaciones, con orientación al cliente, para presentarle sus productos y servicios con calidad, productividad y competividad y con flexibilidad y agilidad como lo demanda el entorno cambiante de los negocios
Analizar las organizaciones desde las miradas de la BPM, es admitir que sus componentes están enfocados a la satisfacción del cliente en todas sus variedades y de manera transversal identificar los procesos claves para la creación de valor que es el objetivo fundamental de las organizaciones, sean estas privadas o públicas. Y es en estas últimas, donde más se requiere del uso de la BPM, que como técnica y metodología comprobada, ayuda a detectar las apropiaciones personales e indebidas de los  ciertos procesos en tiempos y resultados, por parte de los funcionarios; creando las anomalías burocráticas de las organizaciones publicas que sufren los ciudadanos como usuarios o como clientes.
Parece inverosímil que a estas alturas de este siglo en el que se avanza vertiginosamente en las TIC, los que hemos trajinado en el campo de las reformas y rediseños de las organizaciones tengamos que advertir sobre la urgente necesidad de tomar la gestión de procesos de negocio (BPM)en sus bases  para poder afrontar los retos de las intervenciones actuales sobre las organizaciones  públicas con el fin de conformar las estructuras adecuadas al reto de sus planes estratégicos de desarrollo. Los resultados de algunas intervenciones analizadas muestran que se sigue hablando de transformaciones y aun más de transformaciones organizacionales ( algunos mas atrevidos, las califican de digitales) a simples retoques y cambios de denominaciones de puestos de trabajo. 
La globalización ha traído de suyo lo cambiante de los ambientes donde se mueven las organizaciones y la necesidad de estas de dar respuestas positivas a esos cambios  que demandan  sus clientelas de una manera ágil y productiva; que es la piedra angular de la gestión de procesos. Así las organizaciones deben dar cumplimiento a normas internas, regulaciones externas e internacionales; que todas vienen  catalogadas en los controles de calidad, prevención  del riesgo y el cuidado del medio ambiente. Este es el desafío.
 A pesar de tener objetivos y fijar metas, las organizaciones pueden perder su orientación centrada en la calidad, tiempo y costos de los productos y servicios que prestar; y es aquí donde actúa la gestión de procesos de negocio (BPM), para: poner orden, definir roles, determinar responsabilidades, fijar criterios de éxito y de evaluación y probar y hacer de la revisión hábitos de comportamiento en las organizaciones, como una consecuencia natural de la gestión de procesos. Algunos asesores consideran la gestión de procesos independiente de las TI que las encapsulan en compartimentos diferentes, lo que no tiene asidero; porque debemos entender a BPM, como  el camino hacia la automatización y operación de los procesos implícitamente con TI. Rediseñar y reformar sin las TI, es hacer una simulación, que según el RAE, tiene por sinónimos: fingir, aparentar, disimular, disfrazar e imitar; que es todo ,lo opuesto a realizar, aclarar y crear; que es en verdad la gran tarea de los asesores de un rediseño organizacional.
BPM tiene por objetivo empotrar la capacidad adecuada de la organización a los cambios del entorno; capacidad que últimamente algunos analistas han denominado Resiliencía o la capacidad de reacción y sobreponerse a las adversidades y poder así responder por la productividad de la organización; que se conjuga en las tres E, que usualmente se persigue en el control de la gestión:

Economía. Se trata de los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren y utilizan todos los recursos de la organización (humanos, financieros y materiales) tanto en las cantidades y calidades apropiadas, y de manera oportuna y al menor costo posible. Es decir que no se compre, se gaste y se pague más de lo necesario; de aquí la importancia de los estudios de costos en toda la organización, de sus productos y servicios.

Eficiencia: Es la relación entre los recursos consumidos (insumos) y la producción de bienes y servicios. La eficiencia generalmente se da como porcentaje, comparando la relación insumo – producción con un estándar aceptable (dado por el mercado, la competencia, la industria). Por ello, debe tenerse en cuenta que la eficiencia no solo está determinada por la cantidad de producción, sino también por la calidad y otras características del producto o del servicio ofrecido.

Eficacia:  se refiere al grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas y otros efectos propuestos y tiene que ver con los resultados del proceso de trabajo de la entidad, es decir que la producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas y sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado

Estos tres elementos aislados no tienen mucho sentido pero relacionados, adquieren gran sentido de trabajar en orden, con productividad y con buenos resultados; es crear valor para los stakeholders de la organización Y el BPM, es el camino.


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