Por fin se ha tomado la decisión .Han pasado muchos años después de la recomendación dada, sobre los beneficios que traería para la Universidad de Antioquia, adquirir un sistema integrado de información computarizada. Hace más de quince años, un ilustre profesor de la Universidad Complutense, después de hacer un diagnostico de los sistemas que en aquel entonces se manejan, recomendó  la adquisición de un ERP(Enterprise Resource Planning) que por el tamaño de la organización , el volumen de información, el objeto de la institución y  su categoría, bien  lo ameritaba.

Como en este tipo de decisiones, usualmente la burocracia  en general se alerta no solo por el fementido desplazamiento de personal, sino por el tipo de negociación involucrada; entonces los de turno, engavetaron el estudio y siguieron cargando  de oficina en oficina, resmas  de papel  computador de renglones verdes y blancos y corrigiendo  con marcador rojo sobre los listados de la nomina. Luego algunos años para acá se opto por el parcheo (kludge).  Y así los cargos no solo eran representados por la parcela de su escritorio, sino que se convirtieron en verdaderas fortalezas favorecidos además, por las oficinas modulares. Así conocer  un dato de manera relacionada, es cuestión de  llamar a una fila de funcionarios para que cada uno deposite delante del jefe su único dato como un apreciado tesoro para que los asistentes y asesores de dirección ( ah! llego trabajo dirán estos) desplieguen sus competencias de sumas y restas, y puedan pasar alguna información con valor.

De manera curiosa y entre quienes tienen porque reclamar  mejor manejo de la  información,  que son los profesionales de ella, surgió una hoja suelta, cuyo contenido “se oficializo” en el Boletín 219 de la Asociación de Profesores; allí, el septiembre de 2012,  el  docente  J.F .Duitama M. doctorado en el tema, reclamaba  la carencia de una plataforma tecnológica en la universidad.

Pero esa situación parece ser que ya dejo  la fase de reparación de disculpas  y olvidos para entrar  en vía de solución, porque  a la fecha del día 10 de este mismo mes y año(marzo,2014)   se lee en el informe pormenorizado de Control Interno de la Universidad de Antioquia, periodo evaluado del 1 de noviembre de 2013 al 28 de febrero de 2014 que:

“Se adelanta el proceso de invitación pública, para contratar la implementación del sistema de información integrado SAP – ERP, para la gestión del macroproceso del financiamiento, contratación y compras de la Universidad de Antioquia”

En el mismo informe se tratan las dificultades que se encuentran en:

• el Subsistema de Control Estratégico:  “Hace falta definir un plan de Universidad en Línea, en el que se detallen las actividades específicas, cronogramas, responsables y recursos asignados, de manera que se pueda hacer seguimiento y verificación del avance en cada uno de los componentes. Se encuentran sin documentar, 153 de los 272 trámites identificados.”
• En el subsistema de Control de gestión: En las auditorías y seguimientos realizados por la Unidad de Auditoría Institucional, se evidenciaron algunas deficiencias en los sistemas de información institucionales.
•  En el Subsistema de Control de Evaluación: Se presentan dificultades en los tiempos de respuesta por parte de los responsables de algunos procesos en relación con la solicitud de información para la ejecución de auditorías y revisiones permanentes por parte de la Unidad de Auditoría Institucional

Y se remata con esta recomendación:” Definir los controles automáticos y la segregación de funciones de los diferentes usuarios que incorporará el ERP – SAP, con el propósito de incrementar los niveles de Autocontrol, en concordancia con la entrada en operación y la articulación de los Macroprocesos diseñados dentro del Proceso de Transformación Organizacional”.

Las dificultades que se sufren en la gestión de la universidad por falta de un sistema integrado de información, están muy detalladas en la serie de los nueve  anteriores informes  pormenorizados del estado de control interno, desde 2010.

Se espera entonces que el tramite siga su curso y que se reconozca que en las organizaciones y transformaciones de estas, modernamente todo cambio se inicia con la tecnología, por la parte de la informática, que trae consigo y en sus cajas negras, los procedimientos, que son las mejores prácticas probadas en otras organizaciones y que han sido racionalizadas; por lo que no es necesario enviar comisiones a otros países a ver como hacen los procesos; como tampoco es  cuestión de  hacer varias contrataciones para  los dibujos   de ellos, a  punta de lápiz y borrador  con base en las narraciones, resabios y manías de los empleados en la brega diaria. Y de esas pérdidas de tiempo y de dinero se darán cuenta cuando se inicie la etapa de implantación del ERP, así como del costo de oportunidad que tiene la toma de decisión  en esta materia.

Ese costo de oportunidad se crece más cuando dentro de la misma organización existen  personas y oficinas que enseñan, investigan y asesoran en el tema  de exposición y que de forma inveterada e inexplicable no se recurren a ellas.